Коммерческий акт составляется в трех экземплярах и заполняется без помарок, подчисток и каких-либо исправлений.
Коммерческий акт подписывают перевозчик, а также грузополучатель, пассажир, получатель, если они участвуют в проверке грузов, багажа, грузобагажа. Представители сторон, участвующие в составлении коммерческого акта, обязаны подписать коммерческий акт. При несогласии с содержанием коммерческого акта представители сторон вправе изложить свое мнение.
Лица, составившие или подписавшие коммерческий акт, содержащий недостоверную информацию, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
При выдаче груза, прибывшего на станцию назначения с коммерческим актом попутной станции, и отсутствии разницы между данными этого акта и фактическим наличием и состоянием груза новый коммерческий акт не составляется. На акте попутной станции делается отметка о том, что при проверке груза разницы по сравнению с этим актом не оказалось. Только в случае несоответствия сведений, имеющихся в акте попутной станции, данным проверки груза (багажа, грузобагажа) составляется новый коммерческий акт.
Коммерческий акт не составляется также в тех случаях, когда разница массы груза не превышает норму естественной убыли массы с учетом погрешности измерения массы нетто.
По требованию грузополучателя, пассажира, получателя перевозчик обязан в течение трех дней выдать коммерческий акт.
В случае отказа перевозчика от составления коммерческого акта или оформления коммерческого акта с нарушением установленных требований грузополучатель, пассажир, получатель обязаны подать заявление перевозчику в письменной форме, если иная форма не предусмотрена соглашением сторон, в течение трех суток, а в отношении продовольственного и скоропортящегося грузов — в течение одних суток с момента выдачи грузов, багажа, грузобагажа или их выгрузки. Перевозчик обязан дать грузополучателю, пассажиру, получателю мотивированный ответ на указанное заявление в течение трех суток, а в отношении продовольственного и скоропортящегося грузов — в течение одних суток со дня получения заявления.