Специфика рассмотрения споров заключается в наличии особого претензионного порядка. До предъявления транспортной организации иска, вытекающего из вспомогательного договора, обязательно предъявление претензии.

В ст. 134 Устава сказано, что обстоятельства, являющиеся основанием для ответственности железной дороги, грузоотправителей, грузополучателей, портов, других организаций, удостоверяются коммерческими актами, актами общей формы, иными актами. Коммерческий акт составляется для удостоверения непередачи железной дорогой груза на железнодорожный подъездной путь в течение 24 часов после оформления документов о выдаче груза. В данном случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя. Во всех остальных случаях железная дорога обязана составить коммерческий акт, если она сама обнаружила перечисленные в ст. 134 Устава обстоятельства (повреждение груза, обнаружение груза без перевозочных документов и т. д.) или если на наличие хотя бы одного из них указал грузополучатель.

Коммерческий акт составляется в трех экземплярах и заполняется без помарок, подчисток и каких-либо исправлений. Грузоотправитель, грузополучатель вправе поручить предъявление претензий и исков к перевозчику иным юридическим и физическим лицам. К претензии должны быть приложены документы, подтверждающие предъявленные заявителем претензионные требования.

Порядок предъявления претензий к железной дороге предусмотрен Правилами перевозок грузов. В соответствии с Правилами претензионные заявления не должны объединять требования, для рассмотрения которых необходимы накладные или квитанции, с требованиями, для которых эти документы не нужны. К претензии должны быть приложены подтверждающие предъявленные заявителем требования подлинные документы или надлежаще заверенные копии документов.

В ст. 139 Устава даны сроки, в течение которых претензии к железной дороге могут быть предъявлены, — это 6 месяцев, а в отношении штрафов и пеней — 45 дней. Железная дорога обязана рассмотреть полученную претензию и о результатах ее рассмотрения уведомить в письменной форме заявителя в течение 30 дней со дня получения претензии.

Нарушение порядка и сроков предъявления претензии предоставляет перевозчику право не рассматривать ее по существу и возвратить приложенные к ней документы заявителю в случаях, если:

• к претензии не приложены документы, подтверждающие право на предъявление данной претензии (ст. 135,136, 138 Устава);
• претензия предъявлена лицом, не обладающим правом на ее предъявление (ст. 135 Устава);
• претензионные требования объединены в одной претензии с нарушением установленных Правил;
• претензия заявлена с нарушением установленных сроков (ст. 139 Устава).

Когда железная дорога не рассматривает претензию по существу, она обязана возвратить ее заявителю не позже 10-дневного срока со дня получения. В этих случаях заявитель, устранив недостатки, вправе вновь обратиться с претензией к железной дороге в пределах сроков, установленных законодательством. Железная дорога может удовлетворить претензию полностью или частично либо отклонить ее. При отклонении претензии или ее частичном удовлетворении железная дорога в письменном уведомлении должна указать основание принятого ею решения со ссылкой на соответствующие статьи действующего законодательства.

Если претензия отклонена со ссылкой на акт, о котором заявителю неизвестно, то при уведомлении об этом железная дорога высылает копию этого акта. В уведомлении о признании претензий полностью или частично железная дорога должна указать, в какой сумме удовлетворена претензия.

На основании ст. 141 Устава иски к железной дороге могут быть предъявлены в случае полного или частичного отказа удовлетворить претензию либо в случае неполучения от нее ответа в течение 30 дней.

Несоблюдение претензионного порядка разрешения спора лишает организацию возможности взыскания с перевозчика ущерба, штрафа. Арбитражный суд оставляет иск без рассмотрения, если истцом не соблюден претензионный порядок урегулирования спора с железной дорогой. Под несоблюдением претензионного порядка понимается не только непредъявление претензии, но и нарушение порядка и сроков ее предъявления, которое предоставляют железной дороге право не рассматривать претензию по существу. Однако истец может не согласиться с таким отказом. В этом случае при предъявлении иска он вправе оспаривать правомерность отказа в рассмотрении претензии. При наличии таких обстоятельств арбитражный суд обязан возникшие разногласия между сторонами разрешить в судебном заседании. Закон о железнодорожном транспорте содержит указание, что предприятия железнодорожного транспорта предъявляют к отправителям и получателям претензии, связанные с перевозками грузов. В Уставе не предусмотрена обязанность железных дорог до предъявления иска предъявить претензию. Полому железная дорога вправе обратиться с иском к отправителям, получателям груза, не предъявляя к ним претензии.